スマホと手帳の近いわけがいい?

スケジュール管理では使い分けが大事

綿密なスケジュール管理が必要なビジネスマンになると、スケジュール管理のためのツールは1つだけでなく複数の方法を使っていたりします。

ビジネスマンにとって必須のアイテムとなっているのがビジネス手帳ですが、これをスマートフォンと紙のものとで2つ用意してそれぞれよいところで使い分けるという方法が一般的です。

この使い分けは多くのビジネスマンが行っている手段であり、アンケートでは全体の6割くらいが2つとも使用しているというふうに回答をしています。

バラバラに使用をしていてはどちらに何を書いたか忘れてしまいそうな複数使用ですが、それぞれのメリットを踏まえて使用していくことにより何を調べたいかということでどちらを参照するか決めると便利です。

紙製の手帳とスマホの手帳アプリとでは、どちらが決定的に優れているということはなくいずれにもそれぞれ特徴的なメリットがあります。

まずどういったときにはどちらが有利かということを理解してそこから使用するツールを決めていきましょう。

それぞれのメリット・デメリット

スマホの手帳アプリと紙製の手帳と、それぞれのメリットとデメリットを考えてみましょう。

■スマートフォンの手帳アプリ(Googleカレンダー、ジョルテなど)
スマートフォンの場合、ほとんどの人が日常的に常に手元においておくため、必要なときにすぐに入力することができるのが一番の強みです。
また万が一いつものスマホを紛失したり破損したような場合も、ログインする環境さえ確保できればオンラインで予定を確認できるといったクラウドサービスと合わせることができるのも強みの1つです。
最近では自分用にカスタマイズできるようになっているアプリもあるので、好きなデザインや使用感のものを選ぶこともできます。

その一方で通信環境が途切れてしまうとうまく内容をアップロードできなかったり、機種の破損によりデータがなくなってしまう危険性があります。

さらに使いこなせるようになるまで時間がかかったり、自由に書き込みがしにくかったりということがデメリットになります。

■紙のスケジュール帳・システム手帳
紙製のものの最大のメリットはやはり自由度が高いということです。
通信環境など関係なくどこでも書き込みができ、また縦書や横書きといった制限なく矢印や二重丸、イラストを使って自由に書き込みをすることができるのは非常に大きな強みです。

またバインダー式の手帳にすれば都度メモ帳として他人に渡したり、いらないページを捨てたりといったこともできるので汎用性はかなり高くなります。

一方で、もしなくしてしまったらデータ全てが損なわれてしまったり、水濡れなどに弱いといった耐久面での不安があります。

また書き込みしやすい大きな手帳の場合、ビジネスバッグを持ち歩くシーン以外ではなかなか手元に置きづらいということもデメリットになります。

使い分けのポイントは

上記の点を踏まえて使い分けをするときには、まず普段の記入は基本的に手書きの紙手帳で行うようにし、あとから何度も確認が必要な情報についてはスマホにバックアップをとるといったことがポイントです。

いきなりスマホに書き込むよりも、一旦紙の手帳でメモでとっておきあとでキレイに書きなおすということにしておけば万が一の紛失にも備えられますし、きれいにまとまって見やすく使っていけます。

手帳のデータは一度入力して終わりでなくあとから何度も見なおしたり修正したりするものなので、まとめながら書き直す作業をするときにはスマホやパソコンから使えるアプリが便利です。

また他のスタッフと共有が必要な情報と、個人のみの予定とで分けて使っていくというのも1つの使い分け方法です。