オンラインタスク管理

ToDoを管理はビジネスの基本

ビジネスをしていくときには、必ず「ToDo」のためのリスト作りが必要になってきます。

「ToDo」とは、簡単に訳せば「するべきこと、終わらせなくてはいけないこと」という意味で、しかかりの仕事をまとめてそのように呼ぶことがあります。

Windowsで使用されているMicrosoft Officeにもこの「ToDo」リストが作れるような欄がもうけられており、メールなどで受け取った情報から「ToDo」を抜き出してリスト化し、進捗状況を都度チェックするという管理方法が使われてきました。

スケジュール管理の場合には、例えば何時に誰と会うためにどこに行くといったような行動の記載が主になりますが、それと並行して「ToDo」による数日~数週間後の納期までに終わらせるための業務をはっきりさせていくことが重要です。

ビジネスマンとしてのスケジュール管理においては、一日の中の時間管理という軸とともに、そうした長期的な納期に向かってのスケジュール配分をしていくという異なる時間軸の把握ができるかどうかも仕事の能力として問われてきます。

「ToDo」管理にはオンラインが便利

「ToDo」管理をしていくときには、紙製の手帳よりもオンラインでの管理がおすすめです。

オンラインでの手帳の場合、画面表示を週ごと~月ごと~年ごとに自由に切り替えることができるのが一般的です。

紙製の手帳にもそうした記載分けができるようになっているものもありますが、その場合自分でそれぞれのページに内容を書き写さなくてはいけないため、忙しい時期になるとつい記載漏れが起こりついついするべき納期の見落としが起こってしまったりします。

その点オンラインならば一度書き込みをすれば短期にも長期にも同じ内容を表示させることができるので、その利点を活かして長い納期の仕事の管理がしやすくなります。

「ToDo」リストでは一人だけで終わる仕事ではなく複数のプロジェクトチームによって行う業務もでてきた場合、同じツールを使用することで情報を共有できるというメリットがあります。

社内だけでなくいくつかの企業で合同で制作を担当することも多いIT系企業にとっては、オンラインでのタスク管理はまさに常識と言ってもよいほどでしょう。

クラウドサービスと合わせると便利

オンラインでのタスク管理には、クラウドサービスと合わせるとまた便利です。

パソコンやスマートフォンなどを通じて見ることができるサービスでは、スケジュール管理だけでなくデータの受け渡しやメッセージの送信などができるようになっているものもあります。

特定の業務を行う場合には閲覧できるグループを制限していくといった方法をとれば、それぞれのタスクを管理しつつ、自分のスケジュール管理をマイページで平行して見ることができるといったような高度な使い方もできます。