効率的なタスク管理テク

タスク管理は優先度の見極めをして

タスク管理をしていくときには、ただ機械的に作業をするのではなく、何をどのタイミングで行うのがもっとも効率的かということを意識していくことも重要です。

ビジネスでの時間管理のコツはなんといっても優先度の決定です。

時間管理が下手な人の仕事をみてみると、まず最初に頼まれた仕事をしているときに別の仕事を頼まれ、最初の仕事を一時中断して別の仕事をしているときにまた別のことを頼まれてそちらにしかかりはじめる、といったような無計画さが見られたりします。

誰しも「今の仕事が終わってから別の仕事を頼んでください」と思うところでしょうが、仕事ではそうも言っていられません。

そこで仕事が混んできたときには自分がいま何と何を引き受けていて、どちらの納期が早いかといったことを見て仕事を進めていくようにします。

その優先順位を決定するために、タスクを視覚的に把握できるようにするしくみが重要になります。

毎日朝夕には必ずタスクをチェック

タスクは作成しただけで満足をするのではなく、常にチェックをしていくことも必要です。

どのタスクが今どの状態にあるかを定期的に見ることで、時々ほかのスタッフの進捗状況を調べたり、客先への報告業務を行っていくことができます。

最近は省略をする企業も多いようですが、その習慣をつけていくためには朝夕に一度集まってタスクの確認をするという簡単なミーティングも必要です。

タスクを効率的に見直し自分の他のスタッフがどのような進捗状況にあるかも同時に把握しておくと、手すきの時間ができたときにヘルプに行ったり、反対に一時的に手伝ってもらったりということもしやすくなります。

また一度終わったタスクも正確に閉じた時間を記録しておくと、後に別の似たような業務が来た時にどのくらいの時間で終わらせることができるかの参考にすることができます。

タスク管理ができると問い合わせも減らせる

タスク管理は自分の仕事の進捗を早めるために行うものですが、上手にできるようになるとそれだけで仕事の量を減らすことにもつなげられます。

例えばクライアントから受注をして、複数のスタッフと長期的に納期に間に合わせていくような仕事をするときには、定期的にクライアントには報告連絡をしていかなくてはいけません。

タスク管理がうまくいかないまま仕事をしていると、そうした連絡問い合わせがクライアント側からされるようになるため、結果的にズルズルと引きずられるようにして仕事をしていくことになります。

適切なタスク管理ができていると、自分から連絡を自信をもって行うことができるので、連絡をもらってからあちこちに電話をかけてその結果を報告しなおすというような無駄な手間をかけなくてもよくなります。