タイムカードは人件費増大につながる

タイムカードを管理するためのスタッフの必要性

勤務をしている社員やパート・アルバイトの個人にそれぞれ紙のカードを発行し、それで専用機器に差し込んで打刻をするのがタイムカードのしくみです。

こうした旧式のタイムカード機はホームセンターやオフィス用製品を取り扱うお店でかなり安価で販売されているのを見かけます。

機器そのものは今ではかなり安く、複数の便利な機能があるタイプのものでも1万円以下で買えるのが当然のようになっています。

ですが本体価格は安いかもしれませんが、新たにこうした紙面を利用したタイムカードを利用して勤怠管理をしていくことは、今後はかなり大きな人件費のロスを生むことになってしまうことは覚えておいた方がよいでしょう。

もともとタイムカードという勤怠管理方法というのは、工場労働のように一定時間になったら一斉に勤務を開始し、定時になったら一斉に上がるということを想定して作られたものになっており、現在のように多様な勤務方法がとられるようになってきた企業においては不都合な点が多くなってしまっています。

また打刻式であるためあとから間違いがあったことが分かった場合には修正が面倒であり、自己申告や他の人の代理打刻が可能になってしまいます。

月ごとの集計や確認も全て人の手によって行わなければいけないため、人が多い企業になるほどそれにかかる時間は相当大きなものになるのです。

今ではオンライン式の勤怠管理が一般的

アナログ式のタイムカードを使用した場合の仕事の流れを考えてみましょう。

まず必要な作業となるのはタイムカード用の機器を購入し、それに適したタイムカードを人数分購入します。

その時に勤務をしている人の名前をそれぞれのカードに書き込むかゴム印などで押しておき、タイムカード機器の前にずらりと取りやすく並べておきます。

そして一ヶ月間出勤時と退勤時、休憩のために抜ける時間を記録して、締め日になったら集めてまた新しく用意しておいたカードと入れ替えます。

打刻が終わったカードはひとりずつ勤怠時間をチェックをして別の帳面もしくはパソコンに入力をして、一ヶ月の残業は何時間であったかや、有給の取得状況はどうだったかといったことを目視で確認しながら確認します。

その入力をした内容をもとにその月の個人ごとの労働時間を算出していきます。

そこまで手間をかけなければいけないということは、就業人数が50~100人単位にもなる企業になると相当時間がかかるということになってしまい、事務作業としてはそれ専用の担当者を置かなければいけないくらいになってしまいます。

不正をなくすことがリスク軽減にもなる

作業上の手間ばかりを強調しましたが、紙のタイムカードの最大の欠点といえるのは不正行為がしやすくなってしまうということです。

賃金不払い残業の問題でもよくあるのが、タイムカードは定時で押されているのに実際の勤務はその後数時間にもなっていたというような例です。

タイムカードへの打刻を行う機器はそれ自体が記録機能を持っているわけではありませんから、あとから時間を書きなおしたり、本人以外の人が一斉に押してしまうということも簡単にできてしまいます。

本人としては不正をするつもりはなくとも、うっかり押し忘れをして実際には何時まで勤務していたかわからなかったり、営業や出張で出た場合に何時が就業時間になるかの計算ができないといった問題も起こります。

そうした正常ではない勤務が起こったときに柔軟に対応することができず、いちいち個人で確認をとらなければならなくなるタイムカードでは、のちに実態と違うことが発覚した場合には企業にとっては大きなリスクにもなってきます。